En god agenda sætter dagsordenen i dine online møder

På grund af covid-19, er der mange fysiske møder der flyttes online. Er man ny til dynamikken i online møder kontra fysiske møder, skal man lige vænne sig til det. Men hvis online møder afholdes rigtigt, så er de yderst effektive. 

Som mødeindkalder bør du sætte dagsordenen til mødet. Det kan du gøre ved hjælp af følgende seks råd.

Rådene er udarbejdet af Microsoft.

1. Benyt en agenda

Det er vigtigt med en agenda til fysiske møder. Det er endnu vigtigere til online møder. På den måde får du struktur i mødet og du undgår at deltagerne mister fokus.  

Du kan med fordel vedhæfte agendaen ved mødeindkaldelsen, så deltagerne kan forberede sig på forhånd. 

2. Skriv emnerne som spørgsmål

Du bør så vidt muligt undgå dette typiske emneformat: 

  • Omsætning i første kvartal 
  • Messestand på CIFF 


I stedet bør du prøve at formulere emnerne som spørgsmål
, så der stillet op til diskussionen. 

  • Hvor stor en del af dine mål for første kvartal er blevet opnået til dato? 
  • Er det værd at bruge 20.000 kroner på vores CIFF-stand i anden kvartal? 

3. Sæt regler op for hvert emne på dagsordenen

For at alle deltagere kan forberede sig bedst muligt, bør der sættes retningslinjer op for hvert emne på mødet. Det kan f.eks. være “Åben diskussion”, “Kun til orientering”, “Spørgsmål og svar” og “Til beslutning”Hvis du fra start informerer deltagerne om mødets formål, forlader alle deltagere mødet med følelsen af at have udrettet noget.  

4. Estimer tid til hvert emne

Når du kalder til møde, er det dit ansvar at alle ved, hvad der forventes af dem. Derfor bør du sætte tid af til alle mener. Skal din salgschef præsentere kvartalets salgstal, skal han vide om der er afsat 5, 10 eller 30 minutter til hans præsentation.  

5. Uddeleger ansvarsområder

Hvis du forventer at deltagerne medbringer data, der danner grundlag for et af emnerne, så gør dem opmærksom på det i forvejen. Der kan du gøre ved at skrive personens navn på agendaen som “ansvarlig”. 

6. Opsummer konklusioner og uddeleger opfølgende handlinger

Når der afholdes onlinemøder, er der en risiko for at nogle deltagere er ukoncentrerede. Det kan f.eks. være pga. de samtidigt kigger på deres mobiltelefoner eller besvarer e-mails. Derfor bør du løbende opsummere de centrale konklusioner og beslutninger som er taget. Til sidst skal der navn på hvem der har hvilket ansvar, samt dato på hvornår handlingen skal være udført. 

Afhold online møder i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams får du en samlet kommunikations- og samarbejdsplatform. Her kan du nemt og enkelt afholde dine online møder med kollegaer, leverandører eller kunder. Derudover kan du også skrive med dine kollegaer i chat, ringe via online telefoni eller fildele. Alt sammen i et univers i skyen, der er perfekt til et virtuelt samarbejde.

Læs mere om Microsoft Teams