Tag kontrollen tilbage over din indbakke

De fleste kender det nok allerede. Frygten for at åbne sin Outlook og se en fyldt indbakke. Men nu er det på tide at tage kontrollen tilbage! Det kan du gøre med følgende 6 tips.

1. Tag stilling til dine e-mails med det samme

Når du får en e-mail, kan du med det samme tage stilling til, hvad der skal ske med den. Bør du svare med det samme, kan du videresende den til en anden eller kan du vente med at svare til senere?

2. 2-minutters reglen

Kender du 2-minutters reglen? Den kan du med fordel afprøve på din indbakke. 2-minutters reglen går i alt sin enkelthed ud på, at hvis du kan udføre næste handling på under 2 minutter, så skal du gøre det med det samme. Får du f.eks. en e-mail du kan svare kort og præcist på, så gør det med det samme. Så er den ude af verdenen og roder ikke i ind indbakke.

3. Uddeleger

Selvom du får mange e-mails, betyder det ikke at du skal svare på dem alle sammen. Får du en e-mail der burde være havnet hos din kollega i stedet for, så få den videresendt hurtigst muligt.

4. Sæt automatiske regler op for din indbakke

Faste e-mails som du ikke behøver tage stilling til med det samme, kan du automatisk sende videre til en mappe i din indbakke. Det kan f.eks. være, at du modtager et nyhedsbrev hver måned fra en interessant virksomhed. Du vil gerne læse nyhedsbrevet, men det behøver ikke være med det samme du får det. Du kan her med fordel sætte en regel op, der sender nyhedsbrevene over i en mappe for sig selv. Sådan sættes en regel op i Outlook.

5. Brug en anden e-mail til nyhedsbreve

Udover at sætte regler op for dine nyhedsbreve, kan du med fordel oprette en ny e-mail, som du benytter til nyhedsbreve. På den måde kan du holde din arbejdsmail fri for nyhedsbreve. Når du så har tid til at fordybe dig i nyhedsbrevene, kan du logge ind på din sekundære e-mail.

6. Brug emnefelter effektivt

Når du sender e-mail, bør du altid benytte emnefeltet til at beskrive e-mailens indhold. På den måde kan du og dem der modtager dine e-mails, organisere indbakken langt mere effektivt.

Benyt Office 365 til din kommunikation

Opret forbindelse, organiser og få tingene fra hånden med en personlig mail og kalender. Outlook er en del af Office 365.

Læs mere om Office 365