Sådan afholder din virksomhed effektive videomøder / videokonferencer

Et godt gammeldags kaffemøde, hvor man sidder ansigt til ansigt kan ofte være en god måde at se hinanden an på. Men teknologien giver os mange gode alternativer i dag. Specielt videokonferencer / videomøder bliver mere og mere populære. Det gør de, fordi det effektiviserer arbejdsdagen en hel del. En ny analyse udarbejdet af FinancesOnline, har samlet statistik på emnet. Nedenfor ser vi på, hvilke fordele virksomheder oplever, når de benytter video i stedet for at mødes fysisk.

Der er tydeligvis mange gode fordele, ved at flytte nogle af virksomhedens møder over på Skype for Business / Microsoft Teams, som er en del af Office 365. Specielt de færre rejser, tidsbesparelsen, samt lavere omkostninger, scorer højt i undersøgelsen. Men for at alle får en god oplevelse med videokonferencer / videomøder, skal udstyret være i orden. Vi ser i denne artikel nærmere på, hvordan du som virksomhed kan effektivisere dine online aktiviteter, så det bliver en positiv oplevelse for alle.

3 måder du kan afholde effektive videomøder / videokonferencer på

Du har valgt, at din virksomhed fremadrettet skal benytte sig mere af videomøder. Men hvordan optimerer du oplevelsen for medarbejderne i praksis? Vi ser nærmere på tre løsninger:

Opret rum til videomøder

Langt de fleste videomøder består af 2-4 deltagere. Faktisk helt op til 73% af videomøder har maksimalt fire deltagere. Du kommer derfor rigtig langt, hvis du indretter et mindre kontor i virksomheden til dette formål. Kontoret indrettes med en dockingstation, så medarbejderne kan tage deres bærbar computer med ind i lokalet. Samtidigt indrettes lokalet med headset og webkamera (hvis det ikke allerede er indbygget i din laptop). Nu er det bare at lukke døren, og nyde et videomøde uden forstyrrelser.

Sæt dit mødelokale op til videokonferencer

Måske benytter din virksomhed sig allerede i dag af et mødelokale. For at udbygge mødelokalet, så det bliver perfekt til videokonferencer, får du brug for en god fladskærm til væggen, bordmikrofon og webkamera. Når dit nye setup er installeret, kan du fremadrettet holde større videomøder med kunder, leverandører og andre afdelinger. Dette kan være en fordel, når virksomheder skal have flere beslutningstagere med til mødet.

Optimer arbejdspladsen til videomøder

Benytter din virksomhed åbne kontorlokaler, og er der ikke mulighed for at indrette lokaler specifikt til videomøder, bør du anskaffe det rigtige udstyr til medarbejderne. Her er det vigtigt, at medarbejderne har et godt headset. Et headset med lydisolering og støjdæmpning, kan være en rigtig god investering. Lydisoleringen gør oplevelsen god for medarbejderen, da det fjerner lyden fra kollegaerne i lokalet. Støjdæmpningen i mikrofonen gør det behageligt for de yderligere deltagere, der ikke skal høre på larmen i det lokale du sidder i. Dertil skal du bruge et webkamera og så er du klar til at afholde videomøder direkte fra dit skrivebord.

Kom godt i gang med videomøder i din virksomhed

Vores tekniske eksperter har sat mange af disse løsninger op hos vores kunder. De kan hjælpe med at vælge det rigtige hardware, samt installere løsningen i din virksomhed. Når du kontakter os, finder vi sammen den løsning der giver mening for din virksomhed.

Skriv til en konsulent